依頼も作業もスムーズにさせる「緑ファイル」

サポート業務の中でも、突発で舞い込んでくる案件をスムーズに進めるための「緑ファイル」について、作業を依頼する側とされる側、それぞれのリアルボイスを聴いてみました。

緑ファイルの活躍で「伝達漏れ」を低減

izu3：緑ファイルを渡して作業を依頼する側として、進捗や漏れがわかりやすくなったかな。以前は手元メモや口頭で済ませていたから、抜けの確認がしづらかった。やらなきゃいけないことのボリュームもわかるし、依頼も作業もスムーズになってると思う。
n0ri：ファイルを受け取って作業する側としても、納期とかの伝達事項の漏れがなくなったね。それに、もし途中でトラブルが起きても、ファイルを見ればもとを正せるのがいい。惜しむらくは、未だに口頭で依頼されるものがあるから、どんなささいな業務でもファイルに落とし込むことを徹底したいな。

: 形ある物で共有ですることが大事

: 徹底まであと一歩！

アナログだから、意識に残る

yu3ko：最初にこの仕組みを動かし始めたときは、記入項目が多すぎで破綻したよね。項目を埋めないと作業依頼ができなくなっちゃって、仕事がストップしちゃった。
hi3：そこで一旦ルールをゆるめて、これまでやってきた中で「いつまでに、何をして、誰に、どう返すか」の4つを抑えればいいってことが見えてきた。今後はこれをフォーマット化していきたい。ようやく、そういう段階までこれたね。

: いつまでに、何をして、誰に、どう返すか

n0ri：システムの人間としては、いずれ社内システムにしたい。ただ、するとしてもあくまでアナログを助けるためのデジタル。
hi3：やっぱりアナログが最強だよね。
izu3：緑ファイルは、業務棚に収まっていたり、作業机に積まれていたり、ものとして見えることが大事。手元に見えるものじゃないと、意識に残りづらいからね。

緑ファイルでストレスフリー

yu3ko：a1は最近、緑ファイルを使ってる？
a1：実は最近、そのサイクルの中にはいないんだよね（笑）でも、自分がサイクルから抜けてもしっかり業務が回ってるのは、緑ファイルと仕組みのおかげ。ストレスフリーになったと思う。でも、反対に今自分がやってることは個人で完結してることが多いから「このままでいいのかな？」って不安になることもある。こういう生きてる仕組みを、もっといろんなところに取り入れていけたらいいな。