［vol.128］突発案件もしっかり組織対応できる、社内業務依頼の仕組み

読んで【実】になる☆もぎたてマガジン『e-ラボレター』

3号連続で「情報の整理と受け渡し方」をテーマにお届けする「デルターの取り組み特集の連載」。前号の「本棚と業務ファイルを使った、アナログだけど戦略的な情報流通」はいかがでしたか？
今号では「突発案件もしっかり組織対応できる、社内業務依頼の仕組み」について、お届けします！

「情報の整理と受け渡し方」シリーズ第二弾

ウェブサイトの業務を大きくふたつに分けると、公開前の「企画・制作業務」と公開後の「サポート業務」があります。今回は、後者のサポート業務についてお話しします。
サポート業務も大きくふたつに分けることができ、ひとつは定期的に運用のお手伝いをする「定期業務」。そして、もうひとつが突発で入ってくる「定期外業務」です。

定期業務は、事前に業務カレンダーを作り計画的に進めることができるのに対し、定期外業務はいつどんな風にどんな案件が舞い込んでくるかわかりません。だからこそ、いざ入ってきたときに受け入れられる体制をいかに整えておくかが大切です。
そもそも、デルターが選ばれる理由はお客様によってさまざまですが、デルターとお付き合いを続けていただける一番の理由は、ていねいで迅速なサポート！

その秘訣は「組織対応」にあり、ほんのささいな案件でも実は複数人が関わっています。関わる人数が多いと、それだけ余計に時間がかかるイメージがあるかもしれませんが、デルターの場合はそうではありません。
要望を的確に把握するのが得意な人もいれば、制作が得意な人もいて、お客様とのコミュニケーションが得意な人もいます。大切なのは、その人と人をつなぐ仕組みです。そこさえきちんと整備できれば、本当にていねいで迅速な対応が可能になります。

その仕組みに欠かせないのが、通称「緑ファイル」。誰が、いつまでに、何を、どんな風にしたら良いか、突発案件の内容をすっきりとまとめた用紙が収められ、人から人へと受け渡されていくファイルです。
では、この緑ファイルがどのように活躍しているのか。公式サイトにスタッフの生の声を掲載しているので、こちらもあわせてご覧ください！
　

▼依頼も作業もスムーズにさせる「緑ファイル」この記事を読む

嫌なことがあると、嫌な気分になる。これって、あたりまえのことだと思います。でも、そればっかりではもったいないですよね。
例えば、車の運転中に無理な割り込みをされたら「危ない、ちょっと嫌だな」と思う、ここまではあたりまえです。ここで「かもしれないマインド」を発動させます。

無理な割り込みをしてくるくらいですから、急いでいるのは明白。でも、もしからしたら……「赤ちゃんが生まれそうなのかもしれない」「誰かが病気なのかもしれない」と想像してみるのです。
どうせ、正解はわかりません。だったら、自分が納得できる理由を考えちゃおう！　というのが、かもしれないマインドです。これは、自身の精神安定上、とても役立ちます。

職場でも家庭でもかまいませんが、誰かがやってくれてあたりまえだと思っていることでも「忙しい中やってくれてるのかもしれない」「本当は自分より疲れてるのかもしれない」と考えてみると、気の持ちようも変わります。素直に、ありがとうと思えるようになりますよ。

応用編として「だろうマインド」も少し紹介しましょう。話し合いをするとき、お互いが「きっと自分のことを思って言ってくれてるんだろう」「この話し合いは関係を深めるためのものだろう」というマインドでいれば、相手を傷つけるような言葉は出てきません。あえてそういう言葉を使ったとしても、自分のことを思ってくれているから出てきたんだと思えます。
もちろん、話し合いの最初にお互いの「だろう」を確認し合い「だよね」にできるのがベストですが。「かもしれないマインド」と「だろうマインド」で、より良いコミュニケーションをデザインしてみてはいかがでしょうか。
　

夏バテしました。といっても、原因は暑さよりも寒さです。最近、やたら目が乾いたり頭痛がしたり、身体のあちこちに不調が出ています。おかしいなーと思っていたところ、最近よく使う席へちょうどエアコンの風が直撃し、気づけばガタガタ震えていました……。
夏だと、寒さって意識しないとわからないものですね。風が当たらないよう、エアコンに囲いを作ってもらいました。大感謝です。みなさんもこれからの夏、暑さ対策とともに寒さ対策をお忘れなく！