［vol.127］本棚と業務ファイルを使った、アナログだけど戦略的な情報流通

読んで【実】になる☆もぎたてマガジン『e-ラボレター』

この127号から129号にかけて、3号連続で同じテーマについて切り口を変えてお届けする「デルターの取り組み特集の連載」にトライすることにしました。テーマは「情報の整理と受け渡し方」について。各号の内容は、次の通りです！

127号「本棚と業務ファイルを使った、アナログだけど戦略的な情報流通」
128号「突発案件もしっかり組織対応できる、社内業務依頼の仕組み（仮）」
129号「デジタルに踊らされない、サーバー上のデータ共有（仮）」

「情報の整理と受け渡し方」シリーズ第一弾

毎日、膨大な量の情報を取り扱い、部署間で情報が行ったり来たりするデルターでは、デジタルとアナログの二本立てで情報管理をしています。まず、根底にあるのは「すべての情報が会社の資産である」こと。そのため、個人だけで持っている情報や資料というものは存在しません。しかも、それらは格納されるべき場所が決まっていて、誰もが迷わずに出し入れ可能です。

今号ではアナログの方に注目し、本棚と業務ファイルを使った戦略的な情報流通について紹介します。デルタースタジオ1階の中心には、高さ180cm、横幅330cmに渡る本棚が鎮座。ここに、ほとんどの業務ファイルが格納されており、それは顧客ごとに作られています。ちなみに、棚内の配列が業務の標準プロセスとリンクしていて、左から右へと情報が流れる仕組みになっています。

初期営業から企画提案の間は、薄めのファイルを使います。受注して制作プロセスに突入すると、資料がたくさん入る分厚いファイルに交換。制作を終えて納品が済むと、資源化（運用や数年後のリニューアルに向けて、すぐに資料を活用できる状態にしておくこと）を行い、また薄めのファイルに戻します。でも、このときは顧客カルテのようなまとめ方になっていて、最初のファイルと形は同じでも中身はまったく異なった状態に。

この仕組みのいいところは、単に情報が整理されているだけではありません。そのプロジェクトがどのプロセスにあるか、棚を見れば一目でわかるのです。受注前なのか後なのか、作成中なのか返答待ちなのか、誰に聞かなくてもわかります。
また、格納具合を見れば「今は受注案件が立て込んでるな」とか「企画案件にまわせるお客様を確保しなきゃ」とか、会社内の業務バランスまで見てとることができる、優れものなのです！

なお公式サイトでは、この仕組みに対する生の声をスタッフによる座談会形式で見ることができます。ぜひ、ご覧ください。
　

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想像してみてください。がんばって作った料理を「まずい」と言われたときの気持ちを。がっかりして、もう作りたくなくなってしまうと思います。でも「作ってくれて、ありがとう。もう少し塩気があると、もっとおいしくなるね」と言われたら、じゃあ塩を取ってこようかと素直に席を立てませんか？
この例に隠されているのは、コミュニケーションの質をあげるための3つのポイントです。まず1つ目は「ありがとう」を伝えること。2つ目は、提案型の表現をすること。3つ目は、おもいやりをそえることです。

仕事の場合、不備や懸念をみつけたときのコミュニケーションに役立ちます。大切なのは「伝え方」。みんな善意や誠意が根底にはあるけれど、言い回しの癖が出てしまいがちです。悪いことをストレートに指摘してしまったり、自分が当たり前にできることこそ「なんでできないの？」というニュアンスになってしまったり。

日本人は、昔から「言挙げをせず、言祝ぎをする（ことあげをせず、ことほぎをする）」ことを大切にしてきました。つまり、思ったことを悪い言葉のまま言い立てるのではなく、いい表現に変換して話をしようということです。「こうすると、もっとこうなるね」という提案型の伝え方を、実践してみてください。そのときに大事なのは「もっと」の先にあるのが、美しく、明るく、楽しいイメージであること。

また「ありがとう」の認識を考え直してみることも大切です。誰かが、自分の意に沿わないことをしてくれたとしましょう。それでも、素直にありがとうと言えますか？　感謝の言葉、すべてを容認する言葉と捉えていると、スッと出すことは難しいかもしれません。
しかし、元来「ありがとう」は「有難し」という意味です。そこに存在することが難しいことに対して使う言葉。ですから、誰かが何かをしてくれた事実に「ありがとう」と言えばいいのです。

「ありがとう」と言われて気を悪くする人はいませんから、そうして場をあたためて提案型の伝え方をすれば、バッチリ。その根底に「おもいやり」があれば、互いに先に進むコミュニケーションがとれますよ！
　

久しぶりにミニトマトの苗を買って、プランターに植えてみました。昔もちょっと育てていましたが、やはりそこは素人。あまりおいしくならなくて続きませんでした。今回は店頭で「つやつやプルン」（だったと思いますが）と、とっても興味をそそるPOPが目に入り、ついつい買ってしまいました。超うす皮のミニトマトになるそうで、今は日々の成長を楽しみながら見守っています。また機会があれば初収穫のご報告をしますね。お楽しみに！