［vol.129］デジタルに踊らされない、サーバー上のデータ共有

読んで【実】になる☆もぎたてマガジン『e-ラボレター』

3号連続で「情報の整理と受け渡し方」をテーマにお届けする「デルターの取り組み特集の連載」。前号の「突発案件もしっかり組織対応できる、社内業務依頼の仕組み」はいかがでしたか？
シリーズ最後となる今号では「デジタルに踊らされない、サーバー上のデータ共有」について、お届けします！

「情報の整理と受け渡し方」シリーズ第三弾

スマホを利用する人が増え、クラウドサービスの登場で多量のデータを保有できるようになった昨今。便利な一方で「データが多過ぎて、なかなか目当てのファイルにたどり着けない」なんて、デジタルに踊らされていませんか？

毎日、複数人で多量の情報を取り扱うデルターでは、共有サーバーを活用してデータ管理をしています。そのためのルール作りをしているわけですが、デルターにおけるポイントは3つ。
1つ目は「誰でもデータの在り処がわかる」こと。これはあたりまえ過ぎるので、大切なのは2つ目。それは「誰でもデータを入れる場所がわかる」ことです。
実際のところ、ファイル名さえわかりやすくなっていれば、それを辿ってデータにたどり着くことができます。しかし、まったくデータが入っていない状態から、的確な格納場所を作りあげるのはなかなか難しいものです。

そこで3つ目のポイントは、仕事のプロセスに沿った格納ルールになっていること。営業、企画、制作、サポートといったプロセスごとに階層やフォルダを区切り、プロセスが進行するごとに必要なファイルが増えて行くイメージです。
なお、ファイル名は「年月日＋内容」とするのが基本ルール。自分が今やっていることをファイル名にすればいいので、悩むこともありません。
また、時系列にデータが並ぶことで最新データが一目でわかります。その日に行った作業データはその日の内に共有サーバーへ収めるので、仮に翌日に休んでも簡単に引き継いでもらうことができます。

加えて「このデータはここに収めたよ」という社内メールも送信。誰もが悩まないデータ格納ルールの工夫と、メールで格納場所を伝えるという優しい一手間で、サーバーを活用した情報共有が成り立っています。

では、この情報格納ルールがどのように役立っているのか。公式サイトにスタッフの生の声を掲載しているので、あわせてご覧ください！
　

▼デルター流「サーバー上の情報共有」 この記事を読む

三井ホーム株式会社では、夕方の終礼時にいつも音楽をかけているそうです。というと、デパートなどでよく流れている『蛍の光』を思い浮かべる方が多いと思いますが、三井ホームでは『ロッキー』のテーマを流しています。その結果、なんと平均残業時間が減ったそうです！

特に減ったのは、効率が悪い無駄な残業。『ロッキー』のテーマで何かが奮い立たされるのか、みんなで相談するようになったり、仕事の段取りをつけるようになったりして、効率や生産性が上がったそうです。
疲れてくると周りが見えなくなりがちですが、そういった曲を流すことで意識が変わると、周りに気が配れるようになるのかもしれません。

かくいうデルターでは、つい先日レイアウト変更をしました。それは、デルターの強みの中核である「知恵を結び実行する」ため。もともとは、1階に営業企画系、2階に制作系とわかれて作業をしていました。
これでは、お互いの様子が見えないので知恵が結び合わせにくいし、一緒に実行しにくい！　ということで、2階の制作系をごっそり1階へ下ろしたのです。正直なところ、狭いです（笑）。でも、狭いくらいがちょうどいい。

隣のモニターを覗き込んでちょちょいとアドバイスをしたり、パッと集まって相談ができたり、お互いの存在を感じながら仕事ができ、意識も変わって知恵を結び合わせる時間が増えました。
音楽をかけること、レイアウト変更すること、方法や手段はさまざまですが、何かを意識できるようにするには「環境づくり」が大切ですね。
　

夏休みといいますと、海に、山に、といった感じがしますが、みなさんはどこかお出掛けになりましたか？　家族で出掛けるとなるとやはり車を使うと思いますが、道中は渋滞続きで大変。でも高速道路も昔から比べるとずいぶん発達しましたよね。
デルターのある岡崎市には東名と新東名の両方が通っていますし、ネオパーサ岡崎や刈谷ハイウェイオアシスなどのサービスエリアは内容が充実しています♪
道中を楽しく過ごすためにもサービスエリアは要チェックですね！