改善は続くよ どこまでも

新型コロナウイルスの発生から2年以上が経った今。デルターでは、現在も一部のスタッフはリモートワークを継続しています。直接コミュニケーションできないことを補うために、その時々でツールを導入したり、ルールを作ったりしながら今日までやってきました。
つい先日も、業務改善のための話し合いをしていると、またまた「ツールとルール」に辿り着いて……。

今回話し合ったテーマは『お客様との会議内容の展開スピードを早めるために、できることはないか？』です。展開する側・される側の立場で、うまくいっていること・いっていないことを出し合ってみたら「ツールとルールがある会議は、展開が早い！」ということが浮き彫りになりました。
よくよく考えてみると「話して終わり」という会議はあまりありません。アウトプットの形式はさまざまですが、議事録、見積書、サイトマップ、構成案、レポートなど、何らかのモノが生み出されます。これまでルールとして提唱されていなかっただけで「会議をしたら、何かしらのモノでアウトプットする」ということが、すでにルールになっていたのです。もう少し具体的な例を挙げていきましょう。

レジュメの作り手がデルターにせよお客様にせよ、レジュメがあれば会議自体もスムーズに進みますし、それをもとに社内展開できるので、最もスピーディーです。

見積書、サイトマップ、デザインラフ、システム仕様書など、会議後の提出物に合わせて、出席者を決めることが重要です。見積書なら経理、デザインラフならデザイナー、システム仕様書ならエンジニアと、専門職が同席することで、会議後の作業効率が格段にアップします。

近年は社内外でオンライン会議が活発なので、議事録＋レコーディングすることもままあります。議事録データの保存場所を社内メールで展開するのもルールのひとつですが、最近は議事録の抜粋をメール本文に入れるようになり、情報共有の質が高まったと感じています。
しかしながら、議事録作成においては統一的なルールがなかったことがわかり、今後は議事録を作りながらルールの整備もすることに。

かつては「ヒアリングシート」という、お客様のやりたいことを引き出して形にするためのツールを使っていました。しかし、なくてもできるようになってくると、逆に使うのが煩わしくなってくるものです。ところが、シートを使わないと社内展開のスピードはダウン……。しかも、お客様一人ひとりによって、考え方もイメージの固まり具合もさまざまなので、社内展開するためにまとめるのも一苦労なのです。
そこで、展開を受ける側が「待ってるだけじゃなくて、求めに行こう」というスタンスになったのですが、最終的には「求めに行くんじゃなくて、もう同席しよう！」ということに。実はこれ、アイデアとしてはもっと昔から出ていたのですが、なかなか実現できていませんでした。ですが、リモートワークやオンライン会議が身近になり「現場に一緒に行けなくても同席できる」という感覚が、みんなに浸透したのです。
また、もともとは出席してこなかった会議であり、目的は本格的に動く前の情報収集なので、発言しなくてもいい・他の作業をしていてもいいというルールを考え、参加のハードルを下げることに成功しました。

こういった話し合いの機会を設けることで、課題解決の糸口がみつかります。そして、何かを解決することで次の問題が見えてくるように、企業活動が続く限り、ツールもルールもアップデートし続けなければいけません。
状況が変わっても根本的な部分は変わらないこともあるので、少しのアイデアを加えるだけで課題が解決することも多いはず。問題の難しさに呑み込まれずに、解決の先にある明るい未来を見据えて、前向きに取り組んでいけるといいですよね！