メールにもTPOはある！［vol.94］

読んで【実】になる☆もぎたてマガジン『e-ラボレター』

秋の空は青く澄み渡っていて気持ちが良いですよね。「女心と秋の空」と言いますが、もともとは「男心と秋の空」なんです。
大正デモクラシーや西洋文化の影響で女性が素直に意思表示できるようになり、徐々に女心に変わったそうです。言葉には面白い歴史がありますね♪

「TPO」というと、結婚式やお葬式といった行事のルールというイメージが強いと思います。TPOとはtime（時間）place（場所）occation（場合）の略。もともとは「時、場所、場合に即した服装にすべき」というファッション業界の提案として登場しました。
この概念は、コミュニケーションにも当てはまると思います。特に仕事上でお客様とメールでやり取りする際には、形式や言葉遣いなどに細かい心配りをしなければいけません。いつ見てもらいたいのか、何に対しての返信なのか、適切な奥付はあるか……などです。
スタッフが日々の仕事のメールで気をつけていることを聞いてみました。

まず、メールに返信するときには「Re:」を続けすぎないこと。お互いに返信が続いてしまうと件名が隠れてしまい、他のメールに埋もれて読み飛ばされてしまう可能性もなくはありません。適度なタイミングで「Re:」をひとつにすれば、後から見ても何のやり取りかすぐにわかります。【　】を使ったりして件名が目につく工夫もすれば、もっとわかりやすくなります。
過去のメールを改変して送るときにも注意が必要です。うっかり過去のやり取りを消し忘れると、相手に誤解が生じてしまうかもしれません。
送る前に文章を読み直して、しっかり確認しましょう。相手の名前などには、特に注意が必要です。
また、全文を引用して返信するのもメールが読みづらくなる一因です。
相手からの大切な一文のみを抜き出して返信すれば、非常にシンプルでスマートなものになります。

他にもさまざまな意見がありましたが、特に気になったものをご紹介しました。お客様にとってはどんなメールも会社から届く言葉です。メールでTPOを守るということは、会社の姿勢を正しく伝えることにも繋がると思います。

近ごろ、偽サイトによる被害が多発しています。例えば「銀行の公式サイトにそっくりな偽サイトにアクセスしてしまい、口座の暗証番号を盗まれてしまった」なんてことも起きています。
こういった罠はURLの文字列の変化で気づくことができますが、中にはDNSサーバーが乗っ取られてURLも同じということも……。それに、信用しているサイトを疑うのはちょっと難しいことですね。

そこで一目でなりすましに気づきやすくなる便利なツールを紹介します。気づきやすくなるだけなので完全に防げるわけではありませんが「Flag-fox」というツールです。Firefoxを使っている方の中には、すでに導入している方もいるかもしれません。

Flagfoxを設定するとURLのバーにサーバーが置かれている国の国旗が現れます。例えば「今朝まで日本の国旗だったのに、次に開いたら外国の国旗だった」とすれば違う国のサーバーのサイトを見ていることになるので、別のサイトである可能性があります。旗ならすぐに分かるので気づきやすいですね。偽サイトを使った手口は「いつもと違う」と気づけるかが重要です。日ごろから観察するくせをつけ、小さな変化に注意するようにしましょう。

FlagfoxはFirefoxのアドオンの拡張機能から設定することができ、Chro-meにも似た機能があります。便利で優れたテクノロジーの恩恵を存分に利用し、賢く自分を守りましょう。

あっという間に夏が過ぎ、秋の気配を感じるようになりました。今年は秋の訪れが本当に早いですね。そうそう、秋といえば「食欲の秋」「読書の秋」「収穫の秋」などいろいろな楽しみ方があります。
私の実家ではこれから稲刈りが始まります。稲を刈った後は「はざ掛け」といって、刈った稲を杭に掛けて自然乾燥させるんです。実家でとれたお米は、より一層おいしい！　やっぱり「食欲の秋」ですよね。みなさんはこれから、どんな秋を楽しみますか？